El programa Pictos es un programa que nos servirá
para la gestión integral de una galería de arte,
desde el control de las obras de las que disponemos (bien sean
en propiedad, o en depósito), el lugar dónde se
encuentran nuestras obras (si las hemos cedido, fechas de finales
de cesión), hasta la gestión de nuestros contactos
(clientes, artistas, proveedores, coleccionistas...), la facturación
de compras y ventas, así como un pequeño control
de los ingresos / gastos que pueden producirse en la galería.
El progama es multiempresa, permitiendo la gestión de
varias empresas simultaneamente, compartiendo un mismo fondo
gráfico y de contactos, pero independizando la contabilidad
y facturación de cada una de ellas (aunque podremos "consolidar"
los datos de facturación de varias empresas).
Además, Pictos incorpora una pequeña agenda
que nos permitirá controlar las citas, así como
las cesiones de nuestras obras, o los aniversarios de nuestros
clientes.
También podemos encontrar en Pictos un generador
de informes que nos permitirá crear cualquier tipo de
informe para listar obras, contactos, etiquetas para mailings...
Contenidos
Mantenimiento
de Empresas
Para
el Mantenimiento de varias empresa, el programa dispone de un
mantenimiento de empresas, para poder defini los datos fundamentales
de cada una de ellas. Podremos definir hasta 99 empresas diferentes.
Las empresas que vayamos creando, compartirán un fondo
común de obras (con la posibilidad en la ficha de obra
de poder decirle al programa "de quién es"
la obra en cuestión), contactos y exposiciones (elementos
de gestión), pero se diferenciarán en el módulo
de facturación, facturando compras y ventas en función
de la empresa a la cual pertenece la obra o a través
de la cual se hace la venta.
Contenidos
Gestión
de contactos
Para Pictos, los contactos son cualquier persona, empresa,
entidad con la que nosotros podremos tener algún tipo
de relación comercial, bien sea de compra, cesión
o venta, o de cualquier otra índole. Para ello, Pictos
permite la creación de categorías por las
que agruparemos a nuestros contactos, además de definir
propiedades diferentes para cada una de estas categorías.
Con
estas categorías podemos agrupar a nuestros contactos
para poder saber de qué tipo son
·
Búsqueda rápida de contactos.
Pictos incorpora una pantalla de búsqueda que
nos permite de forma rápida localizar a nuestros contacos.
Desde dicha pantalla, y con un simple click de ratón,
podremos acceder a la información más detallada
del contacto en cuestión.
En esta misma pantalla, podremos seleccionar por la primera
letra de su apellido para que nos muestre solo los contactos
a partir de esa letra.Una
vez seleccionado el contacto, en la ficha de contactos, y dependiendo
de la categoría elegida, nos mostrará una información
u otra.
En
esta ficha podemos ver los datos que se almacenarán en
la ficha.
·
Múltiples direcciones
Pictos
permite la creación de infinitas direcciones para
cada contacto, con la opción de poder enviar o no correo
a cada una de ellas. En cada dirección podremos almacenar,
a parte de los datos relativos a esa dirección, los datos
de personas de contacto, cargo, profesión, fecha de nacimiento,
posibilitando así que, bajo un solo contacto, podemos
crear todos los departamentos que nos interesen de una administración,
de una gran empresa, medios de comunicación...
Además, Pictos generará automáticamente
una etiqueta en base a los datos que hemos descrito, que posteriormente
podremos retocar para terminar de adaptarla a nuestras necesidades
concretas (por ejemplo, en el caso de envíos al extranjero).
La barra de navegación inferior nos permitirá
la gestión de nuestros datos, posibilitando el ir al
primer contacto, al anterior, al siguiente o al último,
refrescar los datos en pantalla, o bien crear un nuevo contacto
o imprimir los contactos.
·
Información de Movimientos.
En
función de los movimientos que ha realizado el contacto,
el programa automáticamente nos enseñará
dichos movimientos. Es decir, en caso que un contacto nos haya
comprado alguna obra, automáticamente se activará
la pestaña con los datos de las ventas, o bien , en el
caso que un contacto sea un artista, se nos activarán
las obras que tenemos de ese artista en cuestion, y con su situación
(si está disponible, si está cedida o si está
vendida). Esta informaciñón nos aparece en formato
de rejilla para facilitar la lectura de esa información.
Esta información la encontraremos en la pestaña
'Obras', 'Compras' o 'Ventas', que aparecerán en función
de la información relacionada.
·
Información de Precios de obras por Tarifas
Pictos
permite en el caso que un contacto sea un artista, la posibilidad
de poder almacenar en función de las técnicas
que usa el artista, las tarifas de precio actualizadas para
cada tamaño. Además permite la actualización
de los precios de las obras correspondientes a esa técnica
y tamaño.
Podemos
también copiar las tarifas de un año a otro, incrementándolas
en un %, o bien imprimir las tarifas.
·
Información de las exposiciones realizadas por este contacto
En
el caso de un artista, podremos consultar las exposiciones que
ha realizado, así como las obras que forman parte de
cada exposición.
Gestión
de Obras
En
esta pantalla almacenaremos la información de cada obra,
relativa a la obra en sí (artista, descripción
de la obra, técnica usada, año, medidas, fotografía
de la pieza en cuestión) o bien relativa a nuestra gestión
(quien nos la ha cedido, a quien se la hemos comprado, a quein
ha sido vendida...) Por tanto, en la ficha de la obra tendremos
toda la información del historial de la pieza.
En
esta ficha, almacenaremos la fotografía de la obra, de
la que podremos hacer un zoom a pantalla completa para poder
visualizar mejor los detalles, o bien, acceder a los detalles
de esta fotografía.
Para la inserción de la fotografía podemos usar
cualquier dispositivo de captura de imágenes compatibles
con el estándar TWAIN_32 de Wndows (scanner, cámara
digital, WebCam...), simplemente basta con seleccionar el dispositivo
y el programa automáticamente creará la fotografía
en la base de datos de las obras. Además permite exportar
a formatos JPEG, BMP, TIFF y GIF.
·
Detalles
La
pestaña detalles está dedicada a las informaciones
del tipo de obra, tipo de arte, historial de la pieza, así
como el estado de la obra.
·
Depósito / Compra
En
esta pestaña, dispondremos de la información necesaria
para el control del origen de la pieza; tenemos varias posibilidades.
-
Pieza en depósito. Nos indica si la obra se encuentra
en depósito, quien nos ha cedido la pieza y los precios
de coste y venta de dicha cesión.
- Pieza en adquisición. En este caso, la pieza ha sido
comprada por la galería, y nos indica a quien le hemos
comprado la pieza, qué fecha y a que precio.
Al
ser un programa Multiempresa, pero comparitiendo un fondo gráfico
común, en la ficha de la obra podemos seleccionar qué
empresa es la "propietaria" de la obra.
·
Cesión / Venta
En
esta pestaña aparecerán los datos relativos a
la cesión y/o venta de la obra por parte de la galería.
En el caso de haber marcado una obra como cedida, automáticamente
se creará un registro en la agenda para la fecha de final
de cesión, a fin de que, llegado el dia de la finalización
de la cesión, el programa nos avise de ello.
La opción de venta, nos indica a quién hemos vendido
la obra, el precio de venta, y si la venta ha sido cobrada o
no. Además, nos aparece el número de factura a
la cual se encuentra facturada dicha obra, dándonos la
posibilidad de poder ver / imprimir de nuevo la factura en el
caso que lo deseemos.
Gestión
de Exposiciones
Mediante este apartado del programa podremos controlar las exposiciones
que vamos realizando, incorporando las obras del fondo "gràfico"
de las empresas para confeccionar los cuadros que forman parte
de cada exposición.
Para cada obra podemos poner un precio para la exposición
diferente del precio establecido en la ficha de la obra.
Desde esta pantalla, también podremos listar las tarifas
de cada exposición, así como las etiquetas de
las obras que forman parte de las mismas.
Agenda
Con el fin de facilitar la tarea diaria de la gestión
de la galería de arte, el programa incorpora una pequeña
agenda por usuario, que permitirá a los usuarios de las
mismas, planificar y permitir que el programa nos recuerde las
citas al inicio de la sesión del programa, o bien al
pulsar sobre el icono destinado a tal fin.
Esta agenda personal puede imprimirse en varios formatos.
Facturación
Pictos
incorpora una gestión de la facturación de nuestras
obras. Así, podremos controlar tanto las compras como
las ventas de nuestras obras, así como tener un control
de los gastos e ingresos que tenemos en la galería.
·
Compras
Mediante
esta opción podremos controlar las compras que hacemos
de las obras que hemos dado de alta. Estas compras la podemos
controlar desde varios puntos de vista :
- Compra a Particulares. A efectos de la emisión del
recibo correspondiente con los datos del comprador y vendedor.
-
Compra al Artista. En este caso, el programa nos calculará
el IRPF correspondiente y el IVA gravado por dicha operación.
-
Compra a otra galería.
· Ventas
Con
esta opción controlaremos las ventas que hacemos a nuestros
clientes, permitiendo diferenciar entre Régimen General
con Iva incluido o Detallado, o bien en Régimen Especial.
·
Control de Pagos / Cobros.
El
programa permite llevar un control de los pagos pendientes de
cada obra que hemos vendido, así como de las obras que
compramos. Además permitirá listar estos listados
de "pendientes de cobro/pago".
Generador
de Informes
Con
el fin de hacer mas flexible el programa, con el mismo se adjunta
un generador de informes que permite personalizar al 100 % todos
los formatos de impresión de etiquetas, facturas de compra
o venta, tarifas de precios...
El potente generador de informes ayudará a realizar toda
esta labor para que podamos dar un aspecto realmente profesional
a los resultados impresos.
|
Productos PICTOS - InformArt 
